Kemppi - Employee Candidate Data Fair Processing Notice
This candidate Personal Data Fair Processing Notice (“Notice”) relates to the processing of personal information concerning candidates of Kemppi Group Oy and the Kemppi Oy Group (“Kemppi Group”, “we”). Kemppi Group Oy acts as a data controller for those employee candidates (“Candidate”) who apply for an employment with Kemppi Group Oy and the Kemppi Oy Group directly, via service partner such as recruitment agency or whose information is collected for possible employment.
This Notice sets out the types of personal data that we collect and process about candidates, the purposes for which we process personal data relating to candidates and the rights that you have in relation to the personal data that we process of you. It also outlines the standards by which we will process personal data relating to candidates.
In relation to any candidate located in the European Union (“EU”) or the European Economic Area (“EEA”), the Kemppi Group company which search for a potential new employee acts as the data controller for any personal data relating to that candidate. As a data controller, that Kemppi Group company is responsible for ensuring that the processing of personal data complies with applicable EU data protection law. Data Protection is about confidence, protecting your privacy and personal data is of vital importance to us. Therefore, we collect only as much information as is necessary to evaluate your suitability, to offer you a suitable job and making the selection decision.
This Notice can also be found on Kemppi Group’s web page (www.kemppi.com). If you have questions or comments concerning this Notice, please take contact to the person(s) set out in section 2 of this Notice.
1 Controller
Kemppi Group Oy
Business id 2051826-1
Kempinkatu 1 , 15810 Lahti
2 Contact persons for matters concerning the processing of personal data
Data controller’s contact person: Miia Ylikorpi
Company: Kemppi Group Oy
Address: Kempinkatu 1, 15810 Lahti
Email and phone number: miia.ylikorpi@kemppi.com, +358 3 89911
Data protection officer: Ukri Hokkanen
Company: Kemppi Group Oy
Address: Kempinkatu 1, 15810 Lahti
Email and phone number: ukri.hokkanen@kemppi.com, +358 3 89911
3 The purposes of the processing of personal data and the legal basis for the processing
Candidates personal data is processed for fulfilling data controller’s legitimate interest. The legal basis for processing personal data relating to candidates, is the relationship which begins when the candidate leaves an application in order to be selected for an employment at data controller. In order to process applications and complete the recruitment, it is necessary to process candidates’ personal data.
Personal data relating to candidates is processed in particular for the following purposes:
- receiving applications
- processing and storing applications
- contacting with the candidate
- evaluation of candidate’s suitability for the position
- offering suitable jobs
- defining the terms and conditions for possible employment.
4 Categories of personal data
For the possible employment relationship and recruitment purposes, as set out in section 3, we process the following personal data or categories of personal data relating to candidates:
- candidate’s basic data, such as name, address, phone number, nationality, e-mail address
- candidate’s educational data such as education, degree, main subject, graduation year, educational organization
- candidate’s work history and experience such as current and previous positions, employers’ name, duration of employment
- candidate’s certificates such as certificates of employment, education or qualification candidate’s behaviour and competence related evaluation data like evaluation of natural behaviour or capability assessment
5 Sources of personal data
Personal data relating to candidate is collected from the candidates themselves. Personal data relating to candidates can also be collected from public sources and can also be generated through automatic methods for example in case when the candidate conducts a self-evaluation of own behaviour. Personal data relating to employees is collected in the following manner:
- Provided by the candidate directly to Kemppi’s or Kemppi’s service provider’s information system or via email, phone or mobile application;
- Provided by the candidate and saved to the information system by Kemppi Group's employee or Kemppi’s service provider
- As automated report from information system based on the data provided by the candidate
- From general public sources, used for professional purposes, such as Linkedin
- In some cases, existing employees can provide recommendations on potential candidates. Such employees will add information about potential applicants and in these cases the potential applicant will be considered as a job applicant for the purposes of this privacy policy and will be informed of the processing.
6 Personal data retention
Personal data relating to candidates are retained as long as it is necessary for the purposes for which they are processed, as set out in section 3, or as required by law or a contract for which the candidate is subject to. After the recruitment process, candidates’ personal data is retained as long as the candidate has the right to challenge or take legal action for not being selected, which is 12 months.
With candidate’s consent to be contacted after the recruitment case is closed, candidate’s personal data is retained totally for the period of 12 months. The candidate can any time cancel his/her consent by informing about the cancellation to e-mail address privacy@kemppi.com. It is to noted that when the candidate cancels her/his consent, we remove the personal data and cannot later contact the candidate.
7 Data processors
Kemppi Group employees, who are committed to confidentiality, may process personal data in accordance with EU data protection legislation. The data controller shall ensure that only persons authorised to process and persons for whom the processing of personal data is strictly necessary in order to carry out their tasks, will have access to personal data relating to candidates.
Other employees of the data controller shall not have access to personal data relating to candidates. The processing of personal data is also partly outsourced to service providers, which act as data processors according to applicable EU data protection legislation. For instance, a recruitment service provider may search for or evaluate candidates. The data controller ensures, by way of binding contractual arrangements, that where the processing of personal data is to be carried out by a service provider, such service provider shall implement appropriate technical and organisational measures in such manner that the processing will meet the requirements of EU data protection legislation and ensures the protection of the rights of candidates.
8 International data transfers
If the candidate leaves an application to be selected for a position at Kemppi Group within the EU or the EEA region, candidate’s personal data is not transferred outside the EU or the EEA.
If the candidate leaves an application to be selected for a position at Kemppi Group in China, India or Australia, candidate’s personal data is transferred inside Kemppi Group to the selected country outside the EU and the EEA. The justification for transfer is candidate’s consent. The candidate may cancel his/her consent anytime by sending a removal request to privacy@kemppi.com.
EU Commission has not approved China, India or Australia as providing adequate protection for data subjects rights. As a candidate, please note that these third countries may not have data protection laws as comprehensive or protective as those provided in the member states of the EU or the EEA. Due to the risk in data protection, it is recommended to remove all high level risk data, such as personal id, from the application.
Employees’ data transfers outside EU or EEA are protected by safeguarding based on European Commission’s standard contractual clauses for data transfers and Kemppi Group’s own risk assessment of protection and technical and organisational measures in order to ensure the adequate level of protection for the transfers of personal data.
You may ask further information concerning the adequate protection of your personal data by directly contacting the persons set out in section 2. Similarly, if you have a privacy or personal data use concern, please take contact directly to the same contact persons.
9 Disclosures of personal data
Kemppi Group will not share, sell or otherwise disclose personal data relating to candidates for purposes other than those outlined in this Notice without the consent of the candidate.
Examples of instances where personal data relating to candidates may be shared or 1 disclosed without the consent of the candidate include:
- Compliance with laws – where it is necessary or required by law, in order to comply with legal process or government requests (including public authorities law enforcement requirements);
- Service providers – where we use service providers in connection with the services they provide, for instance in IT support services, infrastructure and application services, evaluation and consultancy services. The data controller has ensured the protection of personal data when using service providers by way of binding contractual arrangements.
- Kemppi Group companies – where it is necessary to disclose personal data to Kemppi Group companies for purposes consistent with this Notice. Transfers and disclosures of personal data relating to candidates from the EU or the EEA to third countries will take place as set out in section 8.
10 Automatic decision making and profiling
To assess the suitability of a candidate, we may use automatic decision making and profiling. We assess the suitability of candidates to make right selection and to provide suitable position and employment to the candidate.
11 Rights of the data subjects
Under the applicable EU data protection legislation, candidates have the following rights as data subjects:
Right to request access to personal data
Candidate shall have the right to request access to the personal data processed of him or her in the recruitment process by receiving a copy of the personal data undergoing processing. In Kemppi’s recruitment system, the candidate may be accessed to the system and check the data saved in the system. Concerning other personal data of him or her, the candidate may issue a request to access personal data by sending an email to privacy@kemppi.com and specifying the scope of request:
- CV and application
- Assessment and self-evaluation data
- Other data (need to be specified the in the request)
Right to rectification and restriction
Data controller shall ensure to the best of its ability that personal data concerning candidates stay accurate and up to date. Data controller will rectify, delete, or complete personal data that is unnecessary, inaccurate or outdated on its own initiative or as requested by the candidate. Candidate shall, nonetheless, be liable for ensuring that the personal data provided by him or her is accurate and up to date. Candidates shall, furthermore, be liable for notifying changes to the personal data provided by him or her.
Candidates shall have the right to restrict the processing of his or her personal data. As a candidate, note that if requesting to restrict the processing of some of your data, Kemppi Group is not necessarily able process your application.
To rectify candidate’s own personal data, employees are encouraged to take contact to the contact persons set out in section 2 of this Notice
Right to object and erasure
If the candidate request for objecting or erasing his or her personal data, Kemppi Group is not able process candidate’s application.
Right to data portability
Candidate shall have the right to receive the personal data concerning him or her, which he or she has provided to the data controller, in a commonly used format in order to transmit those personal data to another data controller. The right concerns only the data that the candidate has saved directly to Kemppi’s recruitment system.
Right to lodge a complaint to a supervisory authority
Candidate shall have the right to lodge a complaint to a supervisory authority where his or her rights have been violated according to applicable EU data protection legislation. You can contact your state or national data protection authority in the jurisdiction where you live. The list of national data protection authorities within the EU and the EEA: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080
12 Principles for protecting personal data
Personal data, relating to candidates, that appears in manual or paper form is always stored in locked premises and access to such premises is granted only to persons for whom the access is strictly necessary in order to carry out their tasks. Personal data, relating to candidates, in digital form is stored in databases, which are secured with technical measures, such as firewalls and passwords. Databases are in locked premises and access to such premises is granted only to persons for whom the access is strictly necessary in order to carry out their tasks. Furthermore, employees of Kemppi Group as well as employees of service providers, that process personal data relating to candidates, have committed to confidentiality. The processing of personal data according to this Notice is also monitored by way of log file management.
13 Cookies
The data controller uses the Teamtailor service for processing recruitment (the "Service"). Information about the Registrar's use of the Service may be stored in the form of cookies. Cookies are passive text files that are stored on the internet browser of a device, such as a computer, mobile phone or tablet, used by the "User" to access the Service. Cookies are used by the Controller to improve the user experience of the Service and to collect information such as statistics on the use of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information collected through cookies may in some cases be personal data and in such cases is governed by our Cookie Policy.
You can block the use of cookies at any time by changing the local settings on your device. Disabling cookies may affect your experience of the Service, for example, some features of the Service may be disabled.
14 Changes to this Notice
The controller may make changes to this privacy policy and related information. It is recommended that employees review this Privacy Policy at www.kemppi.com on a regular basis to be aware of any changes that may have been made to it.
Kemppi - rekrytoinnin tietosuojakäytännöt
Kemppi Group Oy toimii sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä niille työnhakijoille (”rekisteröidyt”), jotka hakevat työsuhteeseen Kemppi Group Oy:öön ja Kemppi Oy -konserniin suoraan tai palveluntarjoan kautta tai joista kerätään tietoa mahdollista työsuhdetta varten. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa työnhakijoiden henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Tämän vuoksi keräämme henkilötietojasi vain siinä määrin, kuin tarvitsemme niitä soveltuvuuden arvioimiseksi, sopivan tehtävän tarjoamiseksi ja valintapäätöksen tekemiseksi.
Tässä dokumentissa kuvataan Kemppi Group Oy:ssä ja Kemppi Oy -konsernissa noudatettavat tietosuojakäytänteet työnhakijoiden henkilötietoja käsitellessä.
1 Rekisterinpitäjä
Kemppi Group Oy
2051826-1
Kempinkatu 1
15810 Lahti
2 Yhteyshenkilöt henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö (HR): Miia Ylikorpi
Yhtiö: Kemppi Group Oy
Osoite: Kempinkatu 1, 15810 Lahti
Sähköposti ja puhelinnumero: miia.ylikorpi@kemppi.com; +358 3 89911
Tietosuojavastaava: Ukri Hokkanen
Yhtiö: Kemppi Group Oy
Osoite: Kempinkatu 1, 15810 Lahti
Sähköposti ja puhelinnumero: ukri.hokkanen@kemppi.com, +358 3 89911
3 Henkilötietojen käyttötarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Työhakemusten vastaanottamiseksi
- Työhakemusten käsittelemiseksi ja säilyttämiseksi
- Yhteydenpitoon työnhakijan kanssa
- Työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi
- Sopivien työtehtävien tarjoamiseksi
- Mahdollisen työsuhteen ehtojen määrittämiseksi.
4 Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät
- Käsittelemme seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia ja välttämättömiä henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- Työnhakijan perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, kansalaisuus, sähköpostiosoite
- Työnhakijan koulutustiedot, kuten tutkinto, tutkintosuunta, valmistumisvuosi, oppilaitos
- Työnhakijan työhistoria, kuten aikaisempi työtehtävä, työnantajan nimi, työsuhteen kesto
- Työnhakijat todistukset, kuten työtodistus, koulutustodistus, pätevöitymistodistus
- Työnhakijan käyttäytymiseen ja osaamiseen liittyvät arviointitiedot, kuten luontaisen käyttäytymisen arviointi, soveltuvuusarvioinnin tiedot
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijoita koskevat henkilötiedot kerätään suoraan työnhakijoilta itseltään. Työnhakijoita koskevia henkilötietoja saadaan myös julkisista lähteistä sekä automaattisten menetelmien kautta, esimerkiksi henkilön tehdessä käyttäytymisen itsearvioinnin.
Henkilötiedot kerätään seuraavilla tavoilla:
- Työnhakijalta itseltään suoraan Kempin tai Kempin palveluntarjoajan tietojärjestelmään, sähköpostitse tai mobiilisovelluksen kautta
- Rekisterinkäsittelijän (Kempin työntekijän) tai ulkoisen palveluntarjoajan syöttäminä tietoina työnhakijan antamien tietojen perusteella
- Tietojärjestelmästä automaattisena tulosteena työnhakijan antamien tietojen pohjalta
- Työnhakijan antamina tulosteina tai muina manuaalisina aineistoina
- Ammatilliseen toimintaan liittyvistä yleisistä ja julkisista lähteistä, kuten Linkedin
- Nykyiset työntekijät voivat joissakin tapauksissa antaa suosituksia mahdollisista hakijoista. Tällaiset työntekijät lisäävät mahdollisten hakijoiden tietoja ja näissä tapauksissa potentiaalista hakijaa pidetään työnhakijana tämän tietosuojakäytännön puitteissa ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.
6 Tietojen säilytysaika
Säilytämme työnhakijan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinsenkin tehtävän mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään Kempin oikeusturvan varmistamiseksi 12 kuukautta.
Työnhakijan antaessa suostumuksensa siihen, että häneen voidaan olla yhteydessä rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen, työnhakijan henkilötietoja säilytetään myös näissä tapauksissa 12 kuukautta. Työnhakijan suostumuksen voi aina peruuttaa ilmoittamalla siitä osoitteeseen privacy@kemppi.com. Huomioi, että työnhakijan peruuttaessa suostumuksensa, poistamme työnhakijaa koskevat henkilötiedot, jonka seurauksena emme voi enää olla yhteydessä työnhakijaan.
7 Henkilötietojen käsitteijät
Rekisterinpitäjän työntekijät, jotka ovat solmineet salassapitositoumuksen, voivat käsitellä henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä. Muilla rekisterinpitäjän työntekijöillä tai henkilöstöllä ei ole pääsyä henkilötietoihin.
Henkilötietojen käsittely on myös osittain ulkoistettu kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsittelevät kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
8 Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Työnhakijan jättäessä hakemuksen tullakseen valituksi Kemppi Group Oy:n yhtiön palvelukseen Euroopan Unionin (”EU”) tai Euroopan Talousalueen (”ETA”) sisälle, työnhakijan henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Työnhakijan jättäessä hakemuksen tullakseen valituksi Kemppi Group Oy:n yhtiön palvelukseen Kiinaan, Intiaan tai Australiaan, työnhakijan henkilötietoja siirretään Kemppi Group Oy:n yhtiöiden sisällä valittuihin EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin työnhakijan antaman suostumuksen perusteella. Työnhakijan antaman suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä osoitteeseen privacy@kemppi.com.
Euroopan Komissio ei ole antanut tietosuojan riittävää tasoa koskevaa päätöstä henkilötietojen siirroista Kiinaan, Intiaan tai Australiaan. Työnhakijana huomioi, että edellä mainituissa maissa ei ole yhtä kattavia tai suojelevia tietosuojalakeja kuin EU:n ja ETA:n sisällä. Tietosuojan tasoon liittyvien riskien vuoksi työnhakijoita ohjeistetaan jättämään kaikki korkeamman riskin omaavat tiedot, kuten henkilötunnukset, pois työhakemuksista.
Työnhakijoiden henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ovat varmistettu asianmukaisin suojatoimin nojautuen Euroopan Komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin sekä Kemppi Group Oy:n suorittamiin riskiarvioihin ja niiden perusteella toteutettuihin turvallisuustoimenpiteisiin.
Voit pyytää tietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuihin yhteyshenkilöihimme.
9 Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tarkoituksiin jotka eivät ole yhteensopivia tässä dokumentissa määriteltyjen tarkoitusten kanssa, poikkeuksena tilanteet, joissa henkilötietoja luovutetaan viranomaistarkoituksiin lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi oikeusvaateeseen vastaamiseksi).
Esimerkkejä tilanteista joissa työnhakijoiden henkilötietoja voidaan luovuttaa:
- Ulkoisille palveluntarjoajille – käyttäessämme ulkoisia palveluntarjoajia, kuten IT- ja ohjelmistopalveluita tai työnhakijoiden soveltuvuusarviointeja suorittavia palveluntarjoajia. Takaamme sopimusjärjestelyin, että ulkoiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
- Kemppi Group Oy:n yhtiöille – työnhakijan hakiessa Kemppi Group Oy:n yhtiöön, henkilötietoja voidaan luovuttaa tarkoituksiin jotka ovat määritelty tässä tietosuojaselosteessa. Luovutukset Kemppi Group Oy:n yhtiöille EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tapahtuvat kohdan 8 mukaisesti.
10 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi voimme käyttää profilointia ja automaattista päätöksentekoa. Työnhakijan soveltuvuuden arvioimisen perusteena on soveltuvan työnhakijan löytäminen ja palkkaaminen Kemppi Group Oy:n yhtiöön.
11 Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavia oikeuksia:
Oikeus tarkistaa tiedot
Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekrytointiprosessissa on tallennettu ja saada kopio tiedoista. Kempin rekrytointijärjestelmän osalta työnhakijalla on mahdollisuus tarkastaa itse järjestelmään tallennetut henkilötiedot. Muiden henkilötietojen osalta työnhakijan tulee tehdä tarkastuspyyntö ja määritellä mitä henkilötietoja pyyntö koskee:
- CV- ja hakemustiedot
- Soveltuvuus- ja itsearviointitiedot
- Muut tiedot (työnhakijan yksilöitävä tarkastuspyynnössä)
Tarkastuspyyntö tulee esittää sähköpostitse osoitteeseen privacy@kemppi.com.
Oikeus tietojen korjaamiseen tai tiedon käsittelyn rajoittamiseen
Rekisterinpitäjä huolehtii parhaan kykynsä mukaisesti siitä, että rekisteröityjä koskevat henkilötiedot pysyvät ajantasaisina ja oikeellisina. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity on kuitenkin itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia.
Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia rekisterinpitäjältä tiedon käsittelyn rajaamista. Työnhakijana huomioi, että mikäli vaadit tietojen käsittelyn rajaamista, Kemppi Group Oy ei välttämättä pysty käsittelemään työhakemusta.
Tietojensa korjaamiseksi työntekijän suositellaan ottavan yhteyttä rekisterinpitäjän tässä tietosuojakäytännössä määriteltyyn yhteyshenkilöön.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja vaatia tietojen poistamista
Työnhakijan vastustaessa tietojen käsittelyä tai vaatiessa tietojen poistamista ei Kemppi Group Oy voi käsitellä työnhakijan työhakemusta.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Työnhakijalla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa hänelle itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle vain niiltä osin, kun työnhakija on itse antanut tietonsa suoraan rekrytointijärjestelmään.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on rikottu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan Unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavirasto. Lista kansallisista tietosuojaviranomaisista yhteystietoineen EU:n ja ETA:n sisällä: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080
12 Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Työnhakijaa koskevat manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain henkilöillä, joiden on välttämätöntä päästä tietoihin omien työtehtäviensä hoitamiseksi. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat ovat lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja. Lisäksi jokainen henkilötietoja käsittelevä Kempin työntekijä tai ulkoinen henkilötietojen käsittelijä on solminut salassapitositoumuksen. Henkilötietojen käsittelyn oikeellisuutta ja tämän tietosuojakäytänteen mukaista käsittelyä seurataan myös lokitiedostojen hallinnan avulla.
13 Evästeet
Rekisterinpitäjä käyttää rekrytointien käsittelyyn tarkoitettua Teamtailor-palvelua (”Palvelu”). Tietoja Rekisterinpitäjän Palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan palvelua käyttävän, ”Käyttäjän”, laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin internetselaimeen Palvelua käytättäessä. Evästeitä käytetään Rekisterinpitäjän Palveluun liittyvän käyttökokemuksen parantamiseksi ja tietojen keräämiseksi esimerkiksi Palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään Palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Käyttäjä voi milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa Palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin Palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
14 Muutokset tietosuojakäytäntöön
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön ja siihen liittyviin tietoihin. On suositeltavaa, että työntekijä käy katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä osoitteessa www.kemppi.com säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.
